ENVIAR FELICITACIONES CUMPLIENDO EL RGPD
Se acercan unas fechas especiales, y el deseo de felicitar a clientes, proveedores y más allegados en el mundo laboral, pero cuidado con los envíos de felicitaciones navideñas. No debemos olvidar que la dirección de correo electrónico es un dato de carácter personal, que se encuentra protegido por la siguiente normativa:
-Así como la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y comercio
electrónico
(LSSI). Un
punto para destacar de la LSSI
en este ámbito es el siguiente: en esta Ley no se distingue entre datos de
personas físicas y jurídicas, por lo que todo lo indicado afecta tanto a un
envío a particulares como a empresas.
Antes
de desarrollar la interpretación de la normativa vigente para realizar el envío
de la felicitación de navidad con una base legítima correcta, recordamos la
forma en la que en cualquier caso se ha de realizar dicho envío.
Envío de un email a
varios destinatarios
Debemos
asegurarnos de que al realizar este envío por correo electrónico a varios
destinatarios siempre
incluiremos las direcciones en la casilla Con Copia Oculta (CCO), ya que en el
caso de dejar todas las direcciones en la casilla Para o Con Copia, estaremos
permitiendo que todos los receptores vean el correo electrónico de los demás,
lo cual sería una vulneración del deber de secreto sancionable por la Agencia
Española de Protección de Datos (AEPD).
A
este respecto, cuando al remitente del mensaje le sea exigible el deber de
secreto y siempre que no sean aplicables las excepciones relacionadas con los
supuestos en los que los titulares estén ligados por relaciones de ámbito
doméstico, laboral o profesional, se considera preciso el recurso a la
modalidad de envío que ofrecen los programas de correo electrónico disponibles
en el mercado, en los que se permite detallar las direcciones electrónicas de
los destinatarios múltiples en un campo específico del encabezado del mensaje:
el campo CCO (con copia oculta), en lugar del habitual CC. De este modo
evitaremos que el resto de los destinatarios pueda ver la dirección de correo
electrónico de otros y solamente pueda visualizar la suya propia y la del
remitente.
Base Jurídica para envío
de felicitaciones de Navidad
El
RGPD establece que debes tener una base
jurídica, es decir, una ‘razón‘
de las reconocidas en dicho reglamento para poder enviar las comunicaciones.
Estas ‘razones’ se encuentran recogidas en el artículo 6 del GDPR, donde
podemos encontrar que, para tratar los datos de una persona física, debe haber ocurrido lo que
exponemos a continuación. No hemos puesto las causas que no
pueden afectar al envío de felicitaciones para no liar o hacer más complicado
la información que deseamos ofrecer.
- Que la persona nos haya dado su consentimiento
- Que el tratamiento, es decir, el uso de sus datos, sea necesario para la consecución de un contrato
- Que haya un interés legítimo por parte de la empresa, siempre que frente a este interés no prevalezca el de la persona de la que se tratan los datos
Envío de felicitaciones
de Navidad en base al consentimiento
Una
de las ‘razones o bases legitimadoras para poder enviar comunicaciones es teniendo el consentimiento por
parte de la persona física a la que se le envía. Este
consentimiento debe ser informado y explícito. Además, deberemos poder
demostrar que disponemos de él.
Recabar
el consentimiento para enviar comunicaciones de estas características (en este caso felicitaciones de
Navidad) no es común, ya que:
- No es una comunicación comercial en sí misma, por lo que no nos vale un consentimiento de comunicaciones comerciales.
Por
tanto, si dispones del consentimiento
del interesado perfecto, podrás enviar felicitaciones de
navidad o de año nuevo sin problema. Si no dispones del consentimiento y
quieres enviarlas pero crees que, tal y como son tus clientes, es muy difícil
recabarlo, sigue leyendo porque explicamos otras formas para lograrlo.
Envío de felicitaciones
de Navidad en base al interés legítimo
Aunque
muchas empresas piensan que la única manera de enviar comunicaciones a clientes
es en base a un contrato o al consentimiento, lo cierto es que también podemos hacerlo en base al interés
legítimo. El RGPD así lo reconoce, y está ahí para poder
usarse.
El
interés legítimo se basa en la necesidad, bajo una serie de circunstancias restrictivas, por
parte de la empresa, de comunicarse con el cliente. En el caso de las
felicitaciones navideñas tenemos una comunicación que no es estrictamente
comercial, es decir, no estamos vendiendo un producto en concreto (más allá de
nuestra imagen de marca).
Para
ser lo más ajustados a la realidad vamos a diferenciar entre varias
posibilidades. Dependiendo de cada una podremos aplicar el interés legítimo o
no.
- Clientes actuales: en este caso se trata de un tratamiento que, según nuestro criterio, sí que se enmarcaría dentro del interés legítimo. El envío de una felicitación navideña podría entenderse que forma parte de una relación normal conforme a las costumbres de nuestro país con un cliente.
- Clientes antiguos sin consentimiento: salvo que el cliente haya manifestado su oposición al tratamiento de datos, o algún otro de los derechos que le amparan en base al RGPD y que impidan este tipo de comunicaciones, desde nuestra opinión sí que estaríamos legitimados en base al interés legítimo el envío de una felicitación navideña. Ello en base a que han mostrado interés en el pasado sobre nuestros productos y podríamos entender que deseamos seguir manteniendo relaciones en un futuro. A pesar de todo si se da esta situación habría que estudiar cada caso concreto.
- Clientes potenciales con el que tengamos un consentimiento para enviar comunicaciones comerciales: aunque no se trata de una comunicación comercial estricta, entendemos que el consentimiento para enviar comunicaciones comerciales es más agravado que el de envío de comunicaciones que sean ‘de educación’ como en este caso, por lo que también estaríamos legitimados.
- Clientes potenciales sin consentimiento ni trato anterior: No podemos enviarles una felicitación navideña ya que el tratamiento no se basaría en ninguna base legitimadora.
Esperamos
que el contenido de este boletín extraordinario RGPD-LOPD sea de utilidad
y nos ayude a felicitar a nuestros clientes, proveedores y amigos en estas
entrañables fechas, cumpliendo con la actual Normativa General de Protección de
Datos.
¡Felices Fiestas!