"RGPD-LOPD: SU CUMPLIMIENTO ES UNA OBLIGACIÓN, NO ES UNA
OPCIÓN"
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Estimado
cliente:
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A lo
largo de este año hemos estado informándole de cómo ha ido evolucionando las
principales novedades relativas al Reglamento
General de Protección de Datos 679/2016 de 27 de abril de 2016 (en
adelante RGPD) y en vigor desde el pasado día 25 de mayo de 2018. Asimismo, le
informábamos que en España aún se estaba tramitando en el Parlamento la
aprobación de la nueva Ley
Orgánica de Protección de Datos.
Finalmente, tras la aceptación de enmiendas y
modificaciones previas, el
Congreso de los Diputados aprobó el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de
Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD y GDD) el pasado día 4 de
octubre y esperamos sea publicada en el BOE y entre en vigor antes de final de
este año.
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Son
varias las regulaciones que contempla la LOPD
y GDD que el RGPD dejaba a libre disposición en cada Estado
Miembro.
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En
este Boletín nos queremos centrar en la
figura del Delegado de Protección de Datos (DPD), dada su
importancia para muchas entidades, especialmente para aquellas que estén
obligadas a nombrarlo.
¿Qué es un Delegado de Protección de Datos (DPD)?
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El
DPD, es la figura garante del cumplimiento de la
normativa de protección
de datos en las organizaciones. Hay que tener presente que
la responsabilidad final del cumplimiento recae en el responsable o encargado.
El
DPD, se nombra en base a unos conocimientos
y cualidades profesionales especializados tanto en Derecho como
en práctica en
protección de datos, pero no se le exige ningún tipo de
titulación y tampoco tiene que estar certificado.
Es y
actúa de forma independiente y
entre las funciones principales que realiza están las de informar y asesorar al
responsable o encargado del tratamiento además de supervisar que cumplen con el RGPD.
¿Cuándo se debe nombrar un delegado de protección de datos?
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En
base a la normativa del RGPD,
los supuestos en que es obligatorio la
designación de un Delegado son:
1.-
Cuando el tratamiento lo lleve a
cabo una autoridad u
organismo público, excepto los tribunales que actúen en
ejercicio de su función judicial.
2.- Las actividades principales del responsable o del encargado
consistan en operaciones de tratamiento que, debido a su naturaleza, alcance
y/o fines, requieran una observación
habitual y sistemática de interesados a gran escala.
3.-
Las actividades principales del
responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de
datos personales (artículo 9 del RGPD) y de datos
relativos a condenas
e infracciones penales (artículo 10 del RGPD).
El
RGPD en su artículo 37 indica, con carácter general, aquellas entidades
obligadas a designar un DPD, sin embargo, no especifica qué actividades
profesionales están obligadas a disponer de esta figura profesional. Por
ello, la el Proyecto de
LOPD y GDD en su artículo 34, concreta qué actividades y organizaciones están
obligadas a disponer de un DPD. Éstas son:
a)
Los colegios profesionales y sus consejos generales.
b)
Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles
establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como
las Universidades públicas y privadas.
c)
Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones
electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando
traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
d)
Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a
gran escala perfiles de los usuarios del servicio.
e)
Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de
ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
f)
Los establecimientos financieros de crédito.
g)
Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
h)
Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del
Mercado de Valores. i) Los distribuidores y comercializadores de energía
eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
j)
Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la
solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y
prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados
por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación
del terrorismo.
k)
Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección
comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando
lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o
realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
l)
Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias
clínicas de los pacientes. Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun
estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los
pacientes, ejerzan su actividad a título individual. m) Las entidades que
tengan como uno de sus objetos la emisión de Informes comerciales que puedan
referirse a personas físicas.
n)
Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales
electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa
de regulación del juego.
ñ)
Las empresas de seguridad privada.
o)
Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
¿Puede nombrarse un delegado de protección de datos sin ser obligatorio?
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En
aquellos supuestos en que no sea obligatorio el nombramiento de un delegado de
protección de datos (DPD), los responsables y encargados de tratamiento, si así lo consideran, pueden proceder a
nombrar un DPD. Así lo indica el RGPD en su artículo 37,
apartado 4 y la LOPD y GDD en su artículo 34, apartado 2.
Por
tanto, los Responsables y Encargados pueden nombrar un DPD de forma voluntaria,
y se aplicarán a su designación los mismos requisitos que la Normativa de
Protección de Datos establece para aquellos supuestos en los que dicha
designación fuese obligatoria.
En
conclusión, esta indicación
es muy importante tenerla en cuenta, especialmente para
aquellas organizaciones que, aunque no figuren en la lista de entidades
obligadas, sí podrían estar muy afectadas por la Normativa de Protección de
Datos, siendo muy recomendable contar con un DPD para una mayor seguridad
jurídica.
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¿Puede existir un único delegado de protección de datos para
varios responsables?
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Sí. El artículo 37, apartado 2, del RGPD permite a un grupo
empresarial designar un único DPD, siempre que éste "sea fácilmente
accesible desde cada establecimiento".
Sus
datos de contacto están disponibles de conformidad con los requisitos del RGPD.
El DPD, con ayuda de un equipo si fuese necesario, debe estar en condiciones de comunicarse eficazmente con los interesados y cooperar con las correspondientes autoridades de control.
¿El delegado de protección de datos puede ser externo a la
organización?
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Sí. La función del DPD puede ejercerse bajo el marco de un
contrato de servicios con una persona física o con una entidad ajena a la
organización del responsable o del encargado del tratamiento.
Para
el caso de tener un DPD externo debemos tener en cuenta que éste el DPD cumpla todos los requisitos
aplicables de la sección 4 del RGPD y que esta función no represente un
conflicto de intereses.
Igualmente
que si fuera designada una persona interna, es importante esté protegido por
las disposiciones del RGPD, como por ejemplo la que impiden la rescisión
injustificada del contrato de servicios motivada por las actividades del DPD o
la destitución improcedente del miembro de la organización que realice las
funciones del DPD.
¿Debe comunicarse el nombramiento de delegados de protección
de datos a la AEPD?
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Sí, el nombramiento de DPD de acuerdo al RGPD, debe
comunicarse a la Autoridad de Control: AEPD o Autoridad de Protección de Datos
autonómica en el ámbito de sus competencias.
POR TODO LO ANTERIORMENTE EXPUESTO:
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Si
su empresa se dedica a alguna de las actividades profesionales que están
obligadas a designar un DPD y tiene contratado nuestros servicios de
consultoría, en breve uno de nuestros consultores contactará con usted para
asesorarle al respecto.
Si
su entidad no aparece en el listado y realiza tratamientos de datos que estén
especialmente afectados por
la normativa de protección de datos, tales como datos de salud, elaboración de
perfiles, usos de tecnologías de seguimiento, toma de decisiones automatizadas
sobre tratamientos de datos automatizados o cualquier otro tratamiento
susceptible de provocar un gran riesgo para los derechos y las libertades de
los afectados en caso de incidentes con la información, le recomendamos que contacte con nosotros
y valore la designación de un DPD.
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Más de 15 años de experiencia nos avalan.
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Confíe en nuestra empresa y evite sanciones millonarias.
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Somos Delegados de Protección de Datos, certificados por la Asociación
Profesional de Consultores de Protección de Datos – ApCpD- y por
IVAC Instituto de Certificación, acreditado por ENAC.
Por último, le recordamos que si tiene cualquier consulta que realizarnos, puede contactar con sus consultoras a través de los correos rebeca@prodasur.es y tere@prodasur.es o bien a través del teléfono habitual en horario de atención al cliente (Mañanas: 9:00 a 15:00 horas - Tardes: 16:00 a a 18:00 horas).
Muchas
gracias por su atención.
Sin
otro particular aprovechamos la ocasión para agradecerle nuevamente la
confianza depositada en nuestra entidad.
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Rebeca
Chablani López y Teresa Aguilera Carrillo
Consultoras
RGPD-LOPD.
902 152
225 / 952 603 770
lopd@prodasur.es
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