El
tratamiento de datos personales en el ámbito de las comunidades de vecinos
constituye uno de los motivos de consulta más frecuentes ante la Agencia.
- La información sobre comunidades de propietarios es uno de los temas más consultados en el catálogo de preguntas frecuentes de la página web de la Agencia
- Esta guía forma parte del conjunto de iniciativas adoptadas por la Agencia para facilitar y fomentar el cumplimiento de la normativa de protección de datos
- El documento recoge la aplicación práctica de la normativa de protección de datos vigente, incorporando referencias al Reglamento General de Protección de Datos, que será aplicable a partir del 25 de mayo de 2018
(Madrid, 23 de febrero de 2017). La Agencia Española de
Protección de Datos (AEPD) ha publicado la guía 'Protección de datos y
administración de fincas', un documento que forma parte del conjunto
de iniciativas adoptadas por la Agencia para facilitar y fomentar el
cumplimiento de la normativa de protección de datos.
La
información referente a comunidades de propietarios es uno de los temas más consultados en el
catálogo de preguntas
frecuentes de la página web de la Agencia. La AEPD considera
que publicar una guía orientada a abordar la protección de datos en las
comunidades de vecinos a través de los administradores de fincas contribuye
tanto a facilitar el trabajo de estos, ofreciéndoles una información ajustada a
sus necesidades, como a mejorar el nivel global de protección de los
ciudadanos. Según datos del Consejo General de Colegios de Administradores de
Fincas, estos gestionan el 80% del parque total de viviendas en España.
'Protección
de datos y administración de fincas' aborda en primer lugar cuestiones generales de la normativa
de protección de datos que se aplican a los administradores de fincas, que
actúan por cuenta de las comunidades de propietarios. En este sentido, se
incluyen secciones dedicadas a las definiciones de conceptos básicos, a la
inscripción de ficheros y el futuro registro de actividades, a la forma de
organizar las relaciones entre la comunidad de propietarios y el administrador,
y a las principales obligaciones de las partes.
Por otro
lado, la guía analiza con detalle algunos
supuestos específicos que se plantean con frecuencia ante la Agencia,
tanto en forma de consulta como de denuncia: información sobre propietarios con
pagos pendientes (publicación en el tablón de avisos de la finca de la
identidad de los propietarios deudores y/o de las cuotas vencidas e impagadas),
acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad, requisitos
para la instalación de cámaras de videovigilancia o tratamiento de datos de
empleados.
Aplicación del nuevo Reglamento
europeo
El
documento recoge la normativa de protección de datos vigente, incorporando
también referencias al Reglamento General de Protección de Datos, que
será aplicable a partir del 25 mayo de 2018 y que supone una gestión distinta
de la que se realiza en la actualidad.
Esta guía
puede complementarse con directrices y materiales adicionales destinados a
apoyar a las entidades en su adaptación a la nueva normativa. Algunos de ellos
pueden ser ya consultados y utilizados por las empresas, incluido el colectivo
al que va dirigida esta guía. Así, la Agencia ha publicado recientemente la Guía del Reglamento europeo
para responsables de tratamiento, la Guía para el cumplimiento del
deber de información y la Guía para la elaboración de
contratos entre responsables y encargados. Todas ellas están
disponibles en la página web de la AEPD y pueden proporcionar un apoyo útil
como complemento a esta guía y de cara al futuro marco normativo.
Por otra
parte, 'Protección de Datos y administración de fincas' es la primera de una
serie de guías sectoriales
que va a publicar la Agencia a lo largo de 2017, y que abordarán, entre otras
materias, el tratamiento de datos en centros docentes, la videovigilancia o la
presentación de quejas y reclamaciones en el ámbito de las telecomunicaciones.
En cualquier caso, la Agencia Española efectuará una revisión de esta guía para
adaptarla plenamente al nuevo Reglamento Europeo en los meses anteriores a su
efectiva aplicación.
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